Fristen, Ablauf und wichtige Hinweise für Wohnungseigentümer
Die Jahresabrechnung – häufig auch als Hausgeldabrechnung bezeichnet – gehört zu den wichtigsten Unterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie schafft Transparenz darüber, welche Einnahmen und Ausgaben im vergangenen Wirtschaftsjahr tatsächlich angefallen sind und welche finanziellen Auswirkungen sich daraus für die einzelnen Wohnungseigentümer ergeben.
Doch wann muss die Jahresabrechnung vorliegen? Wer prüft sie? Worüber beschließt die Eigentümergemeinschaft eigentlich? Und welche Angaben können für die Einkommensteuer relevant sein?
Was ist die WEG-Jahresabrechnung?
Nach Ablauf eines Kalenderjahres ist gemäß § 28 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) eine Jahresabrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen.
Sie stellt insbesondere die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft dar und bildet die Grundlage für die anschließende Beschlussfassung der Wohnungseigentümer.
Wichtig ist dabei eine Änderung, die seit der Reform des Wohnungseigentumsrechts gilt:
Die Eigentümer beschließen heute nicht mehr über die „Genehmigung der Jahresabrechnung“ als solche. Beschlussgegenstand sind vielmehr die sich aus der Abrechnung ergebenden Nachschüsse oder Anpassungen der beschlossenen Vorschüsse.
Die Jahresabrechnung dient damit als rechnerische Grundlage für die finanziellen Verpflichtungen beziehungsweise Ansprüche der einzelnen Eigentümer.
Wann muss die Jahresabrechnung erstellt werden?
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt für die Erstellung der Jahresabrechnung keinen festen gesetzlichen Stichtag.
Eine konkrete Frist kann sich allerdings aus
- der Gemeinschaftsordnung,
- dem Verwaltervertrag oder
- einer sonstigen wirksamen Vereinbarung
ergeben.
Sofern keine besondere Regelung besteht, sollte die Abrechnung grundsätzlich innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt werden. In der Praxis wird regelmäßig eine Erstellung im ersten Halbjahr des Folgejahres angestrebt.
Eine starre gesetzliche „Sechs-Monats-Frist“ gibt es jedoch nicht.
Warum kann sich die Erstellung verzögern?
Die Verwaltung kann eine Jahresabrechnung erst vollständig erstellen, wenn alle abrechnungsrelevanten Unterlagen vorliegen.
Hierzu gehören beispielsweise:
- Abrechnungen der Energieversorger,
- Wasser- und Abwasserabrechnungen,
- Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen,
- Versicherungsabrechnungen,
- Rechnungen von Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen,
- Bankunterlagen sowie
- gegebenenfalls noch ausstehende Korrekturen externer Abrechnungsdienstleister.
Insbesondere Heizkostenabrechnungen werden häufig erst einige Monate nach Ende des Kalenderjahres zur Verfügung gestellt.
Eine sorgfältige Jahresabrechnung ist daher nicht allein von der Geschwindigkeit der Hausverwaltung abhängig. Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen externer Dienstleister können die Fertigstellung verzögern.
Unser Anspruch bei ImmoCareOnline ist es, Jahresabrechnungen nach Vorliegen der erforderlichen Unterlagen zeitnah, nachvollziehbar und transparent zu erstellen.
Welche Rolle hat der Verwaltungsbeirat?
Besteht in einer Wohnungseigentümergemeinschaft ein Verwaltungsbeirat, sieht § 29 Abs. 2 WEG vor, dass Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung geprüft und mit einer Stellungnahme des Verwaltungsbeirats versehen werden sollen.
Der Beirat übernimmt damit eine wichtige Kontrollfunktion.
Nach Abschluss der Prüfung können die erforderlichen Beschlussgegenstände für die Eigentümerversammlung vorbereitet werden.
Worüber beschließt die Eigentümerversammlung?
Auf Grundlage der Jahresabrechnung beschließen die Wohnungseigentümer gemäß § 28 Abs. 2 WEG über
die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.
Vereinfacht ausgedrückt:
Waren die für einen Eigentümer beschlossenen Vorschüsse niedriger als der auf ihn entfallende Betrag, kann sich eine Nachzahlung ergeben.
Waren die Vorschüsse entsprechend höher, kann sich zu seinen Gunsten eine Anpassung ergeben.
Der eigentliche Beschluss bezieht sich damit auf die finanziellen Folgen der Jahresabrechnung und nicht auf die rechnerische Darstellung als solche.
Der Vermögensbericht ist von der Jahresabrechnung zu unterscheiden
Neben der Jahresabrechnung muss der Verwalter gemäß § 28 Abs. 4 WEG nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht erstellen.
Dieser enthält insbesondere
- den Stand der Rücklagen der Gemeinschaft und
- eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens.
Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.
Jahresabrechnung und Vermögensbericht erfüllen damit unterschiedliche Zwecke und sollten nicht miteinander verwechselt werden.
Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG
Für selbstnutzende Wohnungseigentümer können bestimmte Aufwendungen der Wohnungseigentümergemeinschaft steuerlich interessant sein.
Hierzu können beispielsweise Anteile an
- Hausmeisterleistungen,
- Treppenhausreinigung,
- Gartenpflege,
- Winterdienst oder
- bestimmten Handwerkerleistungen
gehören.
Voraussetzung für eine steuerliche Berücksichtigung nach § 35a EStG ist unter anderem, dass die begünstigten Kosten und der auf den jeweiligen Eigentümer entfallende Anteil nachvollziehbar ausgewiesen werden.
Die erforderlichen Angaben können entweder Bestandteil der Jahresabrechnung sein oder durch eine gesonderte Bescheinigung der Verwaltung nachgewiesen werden.
Bei Handwerkerleistungen sind insbesondere die begünstigten Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten von Materialkosten zu unterscheiden.
Wie hoch kann die Steuerermäßigung sein?
Bei haushaltsnahen Dienstleistungen können grundsätzlich 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen unmittelbar von der Einkommensteuer abgezogen werden, maximal 4.000 Euro pro Jahr.
Bei Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen beträgt die Steuerermäßigung grundsätzlich ebenfalls 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen, maximal 1.200 Euro pro Jahr.
Entscheidend sind dabei die gesetzlichen Voraussetzungen des § 35a EStG und die persönlichen steuerlichen Verhältnisse des jeweiligen Eigentümers.
In welchem Jahr werden die Kosten steuerlich berücksichtigt?
Bei Wohnungseigentümergemeinschaften gelten besondere Regelungen für die zeitliche Zuordnung.
Regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen wie beispielsweise Hausmeister-, Reinigungs- oder Gartenpflegeleistungen können grundsätzlich anhand der geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt werden.
Einmalige Aufwendungen, etwa bestimmte Handwerkerleistungen, werden regelmäßig im Zusammenhang mit der entsprechenden Jahresabrechnung und Beschlussfassung berücksichtigt.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Wohnungseigentümer auch sämtliche begünstigten Aufwendungen erst in dem Jahr berücksichtigen, in dem über die Jahresabrechnung beziehungsweise die sich daraus ergebenden finanziellen Folgen beschlossen wurde.
Welche Variante im Einzelfall steuerlich anzuwenden oder sinnvoll ist, sollte gegebenenfalls mit einem Steuerberater abgestimmt werden.
Was passiert, wenn die Steuererklärung bereits abgegeben werden muss?
Liegt eine für § 35a EStG benötigte Abrechnung oder Bescheinigung noch nicht vor, bedeutet dies nicht automatisch, dass steuerliche Vorteile verloren gehen.
Abhängig vom jeweiligen Verfahrensstand können steuerlich relevante Angaben gegebenenfalls später berücksichtigt werden.
Da die konkrete Vorgehensweise von der individuellen steuerlichen Situation und dem jeweiligen Steuerbescheid abhängt, empfiehlt sich hierzu eine Abstimmung mit dem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt.
Eine Hausverwaltung kann die für die Wohnungseigentümergemeinschaft erforderlichen Unterlagen bereitstellen, übernimmt jedoch keine individuelle steuerliche Beratung.
Unser Anspruch: nachvollziehbare Abrechnungen statt reiner Zahlenkolonnen
Eine gute Jahresabrechnung sollte für Wohnungseigentümer nicht nur rechnerisch korrekt sein. Sie sollte auch nachvollziehbar und verständlich aufgebaut sein.
Bei ImmoCareOnline legen wir daher Wert auf eine transparente Darstellung der Einnahmen und Ausgaben, nachvollziehbare Kostenverteilungen und eine strukturierte Vorbereitung der erforderlichen Beschlussfassungen.
Denn eine professionelle Verwaltung bedeutet für uns nicht nur, Zahlen abzurechnen – sondern Eigentümern jederzeit einen möglichst klaren Überblick über die wirtschaftliche Situation ihrer Gemeinschaft zu ermöglichen.
Sie suchen eine professionelle Verwaltung für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft?
Gerne prüfen wir, ob wir die Verwaltung Ihrer Immobilie übernehmen können.
ImmoCareOnline – persönliche Immobilienverwaltung, digital unterstützt und auf nachhaltigen Werterhalt ausgerichtet.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen sowie die Umstände des jeweiligen Einzelfalls.