Der im Grundbuch eingetragene Wohnungseigentümer ist derjenige, der gegenüber der Eigentümergemeinschaft für die Hausgeldforderung verantwortlich ist. Wenn die Wohnung verkauft wird, erhält der Verwalter normalerweise eine Kopie des Kaufvertrags oder anderweitige Informationen über den abgeschlossenen Notartermin. Allerdings allein aus der Anzeige des Wohnungsverkaufs ist für die Hausverwaltung nicht ersichtlich, wer der neue Eigentümer ist und ab wann er das Eigentum übernimmt. Oft gehen dem Eigentumswechsel private Vereinbarungen voraus, von denen der Hausverwalter normalerweise keine Kenntnis hat oder die nur durch aufwändige Recherchen ermittelt werden könnten. In der Praxis bedeutet dies zusätzlichen Aufwand für die Verwaltung, um Informationen über den Eigentumsübergang zu erhalten. Oftmals basiert die Kenntnis des Übergangstermins schlicht auf Aussagen einer der beiden Vertragsparteien. Es sollte jedoch klargestellt werden, dass der im Vertrag festgelegte Termin des „Übergangs von Nutzen und Lasten“ nicht den tatsächlichen Eigentumsübergang bedeutet. Dieser wird normalerweise einige Monate nach dem Verkauf durch eine Änderung im Grundbuch mitgeteilt.
Der Verkäufer bleibt also weiterhin der Schuldner für die Hausgeldforderung gegenüber der Eigentümergemeinschaft. Der im Kaufvertrag festgelegte Termin für den Übergang von „Nutzen und Lasten“ gibt den Wunsch von Verkäufer und Käufer an, ab wann das Eigentum übergehen soll. Verwalter berücksichtigen diesen Wunschtermin gerne, sofern sie davon Kenntnis haben und alle erforderlichen Schritte für den Einzug des Hausgeldes (Rücknahme durch den Verkäufer und Ermächtigung des neuen Eigentümers zur Lastschrifteinziehung) reibungslos durchführen können, zum Vorteil der Eigentümergemeinschaft.
Es ist wichtig, dass Verkäufer sicherstellen, dass der Einzug des Hausgelds durch den neuen Eigentümer reibungslos erfolgen kann. Dies geschieht in der Regel als Gefälligkeit für den Verkäufer, da er wohnungseigentumsrechtlich Eigentümer bleibt, bis das Grundbuch umgeschrieben ist, was Monate nach dem Notarvertrag der Fall sein kann.
Ein wichtiger Hinweis zur Hausgeldabrechnung: Diese erfolgt für den gesamten Abrechnungszeitraum mit dem neuen Eigentümer. Eine Aufteilung der Eigentumszeiträume ist rechtlich nicht vorgesehen. Die Rechtsprechung legt eine einheitenbezogene Abrechnung fest. Eine eventuelle Verrechnung findet entsprechend den notariellen Vereinbarungen direkt zwischen Verkäufer und Käufer statt.